Sổ bàn giao ca trực là tài liệu quan trọng giúp duy trì tính liên tục và minh bạch trong công tác an ninh. Việc ghi chép chính xác nội dung bàn giao giúp ca trực sau nắm rõ tình hình, tránh sai sót và đảm bảo quy trình vận hành luôn thông suốt. Bài viết dưới đây từ GFC Security sẽ giúp bạn hiểu rõ cấu trúc, nội dung và tham khảo qua một số mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ nhé!
Có những mẫu sổ bàn giao ca trực nào? Nội dung chính là gì?
Mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ là biểu mẫu được thiết kế sẵn để ghi chép thông tin trong quá trình làm việc của từng ca trực, bao gồm tình hình an ninh, tài sản, thiết bị, sự cố phát sinh và các công việc đã xử lý. Nhờ đó, nhân viên ở ca sau có thể tiếp nhận nhiệm vụ một cách đầy đủ, tránh bỏ sót hoặc trùng lặp. Mẫu sổ này có thể được in sẵn theo mẫu thống nhất hoặc linh hoạt tùy từng đơn vị sử dụng.
Có mấy loại sổ bàn giao ca trực bảo vệ?
Hiện nay, sổ bàn giao ca trực bảo vệ thường được chia thành hai loại chính, dựa trên cách trình bày và phương thức ghi chép:
- Sổ bàn giao ca trực bảo vệ in sẵn: Đây là loại sổ được in sẵn các đề mục như thời gian, tình hình an ninh, thiết bị, sự cố, ký nhận,… giúp việc ghi chép thống nhất và dễ theo dõi. Tuy nhiên, mẫu in sẵn có thể bị hạn chế khi nội dung bàn giao nhiều hoặc quá chi tiết.
- Sổ bàn giao ca trực bảo vệ viết tay: Loại sổ này linh hoạt hơn, không bị ràng buộc bởi khung mẫu cố định. Nhân viên có thể ghi chép đầy đủ theo tình hình thực tế, nhưng đòi hỏi người ghi phải nắm rõ cấu trúc và trình tự nội dung cần bàn giao.
Nội dung chính của mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ
Một mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ tiêu chuẩn cần thể hiện rõ ràng các thông tin liên quan đến quá trình làm việc và chuyển giao giữa các ca. Dưới đây là những nội dung chính thường có trong mẫu sổ này:
- Ca trực, ngày, tháng, năm: Ghi rõ thời gian bắt đầu và kết thúc ca trực để dễ theo dõi, đối chiếu.
- Thông tin nhân sự: Bao gồm họ tên nhân viên bàn giao, nhân viên nhận ca, vị trí trực (ví dụng: cổng chính, bãi xe, khu vực tuần tra, sảnh tòa nhà,…) và các công cụ hỗ trợ như bộ đàm, đèn pin, gậy cao su, chìa khóa khu vực,…
- Tình hình lúc nhận ca: Ghi lại tình trạng an ninh, cơ sở vật chất, thiết bị, tài sản và các sự cố hoặc vấn đề tồn tại từ ca trước (nếu có).
- Diễn biến ca trực: Mô tả tóm tắt các hoạt động, sự việc xảy ra trong ca cũng như các biện pháp xử lý đã thực hiện.
- Phần bàn giao cuối ca: Liệt kê cụ thể các nội dung được bàn giao như tài sản, thiết bị, công cụ, hồ sơ, chìa khóa và ghi nhận tình trạng thực tế tại thời điểm bàn giao.
Tải file mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ mới nhất
Dưới đây là một số file mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ mới nhất, được thiết kế chuẩn hóa, dễ sử dụng và phù hợp với mọi loại hình mục tiêu bảo vệ. Bạn có thể tải về để áp dụng trực tiếp cho đơn vị của mình.
→ Tải mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ 1 ngay tại đây
→ Tải mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ 2 ngay tại đây
→ Tải mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ 3 ngay tại đây
Lưu ý quan trọng khi ghi chép nhật ký ca trực
Khi thực hiện ghi chép nhật ký ca trực, nhân viên bảo vệ cần tuân thủ đầy đủ các yêu cầu về nội dung, hình thức và quy trình xác nhận. Dưới đây là những lưu ý quan trọng mà các nhân viên cần phải nắm rõ:
- Ghi đầy đủ thông tin cơ bản: Nhật ký phải thể hiện rõ tên đơn vị, khu vực làm việc, ngày – tháng – năm, giờ bắt đầu và kết thúc ca. Ghi cụ thể họ tên người giao ca, người nhận ca, vị trí trực tương ứng để xác định rõ trách nhiệm.
- Ghi nhận trung thực tình hình an ninh: Trước khi bàn giao, nhân viên cần kiểm tra kỹ khu vực được phân công, ghi lại tình trạng cơ sở vật chất, hệ thống thiết bị, tài sản, camera, đèn chiếu sáng và mọi sự cố bất thường. Nội dung phải được thể hiện khách quan, đúng thực tế.
- Ghi rõ các công việc trong ca: Liệt kê những nhiệm vụ đã hoàn thành, công việc còn dang dở và các yêu cầu cần ca sau tiếp tục xử lý. Đối với các sự cố, cần ghi rõ thời gian, diễn biến ngắn gọn và hướng xử lý tạm thời.
- Kiểm tra và bàn giao tài sản, công cụ hỗ trợ: Cần đối chiếu số lượng và tình trạng các công cụ như bộ đàm, gậy cao su, đèn pin, chìa khóa khu vực, thẻ ra vào,… Mọi hư hỏng hoặc thiếu hụt phải được ghi nhận và thông báo ngay cho cấp quản lý.
- Đảm bảo quy trình ký xác nhận: Cả nhân viên giao ca và nhận ca đều phải kiểm tra kỹ nội dung đã ghi, ký xác nhận và ghi rõ họ tên. Việc ký nhận đầy đủ giúp xác định rõ trách nhiệm từng bên nếu có vấn đề phát sinh.
- Lưu trữ và bảo quản sổ trực: Sau khi hoàn tất bàn giao, sổ nhật ký phải được lưu giữ tại vị trí quy định, tránh thất lạc hoặc tẩy xóa. Việc lưu trữ cẩn thận giúp dễ dàng đối chiếu khi cần kiểm tra, đánh giá hoặc báo cáo.
Trên đây là một số mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ được tổng hợp và trình bày theo chuẩn chuyên nghiệp, giúp bạn dễ dàng áp dụng trong công tác quản lý an ninh. Hy vọng những thông tin này sẽ hỗ trợ các đơn vị, doanh nghiệp thiết lập quy trình bàn giao hiệu quả hơn. Nếu bạn đang tìm kiếm đơn vị bảo vệ, hãy liên hệ công ty bảo vệ uy tín GFC Security để được tư vấn và cung cấp giải pháp an ninh toàn diện, chuyên nghiệp nhé!
Xem thêm các kiến thức thú vị về ngành bảo vệ:
- Quy trình bảo vệ hiện trường của bảo vệ cần lưu ý những gì?
- Tổng hợp các công cụ hỗ trợ bảo vệ cần thiết khi làm nhiệm vụ
- Hướng dẫn chia ca trực bảo vệ chuyên nghiệp – tối ưu nhân sự, tăng hiệu quả
- Tải file phiếu đánh giá nhân viên bảo vệ mới nhất
- Bảo vệ tuần tra giám sát là gì? Nhiệm vụ và yêu cầu chi tiết
